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Die besten Tipps gegen die private und berufliche E-Mail-Flut

August 2016
Egal ob im Urlaub oder im Arbeitsalltag. Oftmals kommt man vor lauter Mails nicht zur eigentlichen Arbeit, oder noch schlimmer, nicht zur Entspannung im Urlaub. Ändern Sie dies!

Verteiler regelmäßig überprüfen

Gerade in großen Unternehmen landet die eigene Mail-Adresse auf vielen Verteilern. Prüfen Sie, welche zwingend notwendig sind, und fordern Sie, dass Ihre Mail-Adresse von allen anderen gelöscht wird.

CC nur in Ausnahmefällen

Manchmal zwar sinnvoll, doch in 80% der Fälle überflüssig: eine ganze Reihe von Personen in CC zu setzen. Im Idealfall sollte keine Mail mehr als zwei EmpfängerInnen haben.

Nachrichten automatisch löschen

Ja, das geht. Erstellen Sie in Ihrem Mail-Programm Regeln, dass Nachrichten ohne Informationsgehalt, wie z.B. Out-of-office-Mails oder Empfangs- und Lesebestätigungen automatisch gelöscht werden. Seien Sie jedoch vorsichtig bei der Auswahl der Schlüsselwörter, sonst können Ihnen wichtige Nachrichten entgehen. Besser:

Nachrichten in Ordner verschieben

Besonders praktisch bei Newslettern, die man nicht unbedingt (sofort) lesen muss: Erstellen Sie eine Regel, die Newsletter automatisch in einem eigenen Ordner abspeichert. Wann immer Sie etwas Zeit haben, können Sie darin schmökern. Ihr Posteingang bleibt dadurch übersichtlich und newsletterfrei.


Sie bekommen Spam Mails?

Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung. Ein nahezu spamfreies Arbeitsleben ist durchaus möglich. Wenn Ihr privater Account zugespamt wird, dann legen Sie sich eine eigene Mailadresse an, die Sie bei jeder Gelegenheit, bei der Ihre Daten eventuell weitergegeben werden könnten (Gewinnspiele, Newsletter-Anmeldungen ...), bekannt geben. So bleibt Ihre Hauptadresse spamfrei.

Im Urlaub mailfrei!

Ihr Firmenhandy hat sich auch eine Pause verdient. Lassen Sie es einfach auf dem Schreibtisch liegen und informieren Sie Ihre KollegInnen, dass Sie im Urlaub nicht erreichbar sind.

Damit Sie im Urlaub auch nicht von privaten Mails verfolgt werden, können Sie sich praktische „Inbox Pause-Buttons“ installieren.

Mails löschen

Um die Erholung nach dem Urlaub nicht durch hunderte ungelesene Mails zu zerstören, greifen manche Unternehmen zu wirksamen Maßnahmen. Daimler Deutschland lässt auf Wunsch alle Mails von MitarbeiterInnen auf Urlaub löschen. Die AbsenderInnen bekommen diesbezüglich eine Nachricht, inkl. Bekanntgabe einer Vertretung. Andere Unternehmen, wie Volkswagen und die Deutsche Telekom, setzen auf E-Mail- & Handy-freie Zeiten nach Dienstschluss und an den Wochenenden.


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